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对数字方志馆建设的思考

作者:    发布时间:2019-03-13 08:50    点击数:

摘要:当前,地方志馆已成为各地方志部门展示方志研究成果,推广方志文化,普及方志知识的重要前沿阵地。然而,传统的方志馆由于时间、空间上的局限性,已难以满足方志工作者及市民群众获取地情信息、方志信息的需求。因此,迫切需要建立依托于迅速发展的现代信息化技术,具备数字化、网络化、便捷化等特征的新型数字方志馆。本文对数字方志馆的定义、特征、局限性进行简要分析,并对数字方志馆的建设前景提出一些建议,为数字方志馆的建设提供理论参考。

关键字:数字方志馆,数字化,信息化



2015年8月25日,国务院办公厅印发了《全国地方志事业发展规划纲要(2015-2020年)》,明确提出了加快信息化和方志馆建设的要求;广东省委、省政府办公厅《关于加强地方志工作的通知》也提出,要加强方志馆建设,将方志馆建成集地情展示与教育、地方文献收藏与服务、地情信息搜集与发布为一体的公共文化服务设施。地方志馆已成为各地方志部门展示方志研究成果,推广方志文化,普及方志知识的重要前沿阵地。

然而,随着我国经济的发展和人民生活水平的日益提高,广大市民群众的文化需求日益增长,传统的方志馆由于时间、空间以及信息检索难度的局限性,已很难完全满足市民群众及方志工作者获取、利用地情信息、方志信息的需求。这就迫切需要利用当前迅猛发展的信息化技术,特别是互联网技术、多媒体技术和大容量存储、云计算等技术,建设不受时间、空间限制,方便检索、查阅、获取各类地情文献信息的新型方志馆,也就是通常所说的“数字方志馆”。

一、数字方志馆的概念及主要功能

目前学界对数字方志馆的概念尚未形成统一定义,一般认为:“数字方志馆是为解决网络时代(数字化时代)地情信息资源的收集、处理、保存、传播和利用等问题而诞生的,利用计算机技术、数据库技术、国际互联网络技术,把各种数据、文字、图像、声音等地情信息资料进行加工、处理,建成各种数据库,进一步建设为地方志信息资源数字化、信息传递网络化、信息利用共享化的现代化方志馆。”[1]“数字方志馆就是以数字化形式存在的方志文献和地情资料信息库。从实体上说,光盘、网站、数据库、方志馆,都可以是数字方志馆的载体。”据此,有学者认为,可以从“数字化多媒体信息库”、“数字化形式的虚拟方志馆”、“分布式的方志馆群体”三种角度理解数字方志馆[2]。但笔者认为,从广义上来说,还应该包括“运用信息化技术为展示手段的新型实体方志馆”这一层意义,即在传统方志馆的基础上,采用信息化、数字化技术进行展示的新型方志馆。

结合《地方志工作条例》的规定及传统方志馆的功能看,数字方志馆应包括以下几方面的功能:一是数字化存储地方文献资料信息,不仅包括文字信息,还应包含图形、图像、声音、视频、动画等数字化的多媒体信息;二是提供地方文献资料的网络化传输,改变以往用户必须在实体馆内才能查找资料的方式,缩短了信息传递的时间和距离;三是提供便利的资料查询及检索功能,根据用户的需要快速查出所需的资料,使信息的利用率大大提高;四是实现地方志在线修志,通过搭建网络修志平台,使各地的修志工作者、撰稿人可以在网络上完成修志工作,实现撰稿、编辑、审稿、反馈等工作的网络化,实现由文字书写修志转变为网上修志的工作新格局。[3]

二、数字方志馆的主要特点

从上述定义可以看出,与传统方志馆相比,数字方志馆利用先进的网络技术,克服了时空障碍,实现了跨地区、跨国界的阅取,为读者提供了便捷服务,也为方志人开发利用地方志信息资源提供了便利的平台。数字方志馆主要具有以下特点:

一是存储方式的数字化。传统的地方志馆藏,大都以纸质文献(包括各种印刷型文本,含古籍、善本、旧志、地图等)以及其它实物为主,而数字方志馆的馆藏资源则主要以计算机可识别的数字化资源为主,涵盖各种不能以印刷品或实物形式记录和传播的资源,如声音、图像、动画等多媒体文件。将文字与这些多媒体信息进行统一存储,使数字方志馆在馆藏占地、管理成本、易使用性、易保管性方面与传统方志馆相比有着明显的优势。这是数字方志馆的主要特征之一。

二是传播途径的网络化。数字方志馆以不断发展的网络通信技术为依托,在互联网上采用分布式部署,共享数字化的方志文献资源,使数字方志馆的用户可以不受时间、地域的限制,只需接入互联网即可在任何时间、地点使用数字方志资源,获取与交流方志文献,加快地方志文化的推广普及。

三是资源利用的高效化。数字方志馆通过计算机强大的运算性能,根据需求开发各类信息采集、管理、检索工具(例如全文数据库检索系统、信息雷达系统、多媒体库系统等),使用户可在浩如烟海的方志文献资料中快捷高效找到所需的资料,不必像在传统文献中逐页查找,大大提高了资源的利用效率。

四是展现方式的多样化。与传统方志馆相比,数字方志馆在展现方式的创新可以包括两方面:在虚拟方志馆的层面,可以通过建立数字方志馆网站,采用文字、图片、视频等方式向读者展示地情信息,并通过360度虚拟展馆、3d建模等方式将实体馆的场景转化为三维动画等形式,通过网络向用户展示;在实体方志馆方面,可以采用声光电等高科技设备,从视觉、听觉、触觉等多方面为用户带来全方位的地情信息体验。

三、数字方志馆的局限性

尽管数字方志馆与传统方志馆相比存在不少优势,但从本质来说,数字化毕竟只是对现实的一种“虚拟”,数字方志馆也存在着他的局限性,无法完全取代传统方志馆。主要体现在以下几方面:

(一)数字方志馆存在一定的受众门槛。由于虚拟数字方志馆是基于互联网平台建立的,对馆藏数字化信息的查阅和检索,都需要用户具备一定的计算机操作技能,如浏览器及检索工具的安装使用、阅读软件及音视频插件的安装等等,如果市民群众的文化水平或计算机操作技能不够高,很可能无法充分地体验和利用数字方志馆。

(二)数字方志馆无法完全取代传统方志馆的用户体验效果。数字化资源只是对方志地情文献等实体事物的一种存储、记录、展现的方式,其存在与发展都是基于实体资源的。从实际应用上看,数字资源也存在着易于篡改、易于复制,储存介质易损坏、易遭受误删等问题。即使在新型实体方志馆的建设中,采用高科技声光电效果模拟还原出来的历史场景,或许还比不上传统方志馆中展示的实体文物对于方志工作者来说要有价值。此外,传统阅读习惯也使许多读者更倾向于阅读传统的纸质文献书籍。因此,在建设数字化的新型方志馆的同时,对于以传统方式进行展示的实体方志馆的建设,以及对实体旧志、旧文献资料的搜集也不可松懈。

(三)数字方志馆的建设成本及维护成本高于传统方志馆。虽然数字化资源在存储介质、运输、保管等方面的成本比实体资源要低,但从基础平台建设、日常维护等方面看,数字方志馆需要从网站建设、软件开发、软硬件采购、媒体制作、声光电等高科技设备采购等方面投入大量成本;在建设完成后,需要与专业公司签订维护合同或聘请专业技术人员对数字方志馆进行日常维护工作,以确保方志馆软硬件设备正常运作。而这些高新技术行业的建设成本、人力资源成本都要比传统行业要高。

(四)数字方志馆馆藏资料的版权保护问题有待研讨。由于数字化的资源存在着易于复制拷贝的特点,而数字方志馆网络开放性的特征又决定了用户可以较快地从方志馆获取大量资料,而如果对用户的访问及对信息的获取采取过多的限制,又与方志馆推广地情文化,提供地情信息的服务职能背道而驰。如何处理好方志数字资源的合理共享以及方志知识产权的合法保护之间的矛盾,将是数字方志馆发展中长期存在的难题。

四、对数字方志馆发展方向的设想与建议

数字方志馆建设是一项长期任务,根据数字方志馆的功能定位及特点,笔者认为,数字方志馆的下一步发展重点,应是地情数据库的发展充实,并围绕地情数据库建立数字化、智能化的发布体系、办公体系、服务体系及安全体系,建立起完成的方志工作数字化体系。要实现这一目标,需要方志部门采取多种行之有效的、长期化的措施,确保数字方志馆的建设能健康、有序、可持续地推进。笔者设想,今后各地数字方志馆的建设,将会在以下几个方面进行:

(一)统一地情数据库的数据标准,加快数据入库进度。地情数据库储存着海量的方志地情文献数字化资源,是数字方志馆及其他地方志信息化建设工作的基础。随着地方志信息化工作的推进,目前已有多地的地方志部门建立起了自己的地情数据库,已数字化的文献资料也日益增多。但总体仍存在着入库率低,检索功能弱、数据标准不统一等问题。尤其是数据标准不统一,未预留数据接口的问题,严重制约了各地方志部门数据互通,造成“信息孤岛”普遍存在,数据利用率低等问题。应对这一问题,中央地方志指导小组应尽快建立全国统一的文献数据标准,统一入库格式,使各地的数字化工程能遵循统一的标准进行;各地方志部门应加快数字化文献入库进度,加强对图片、视频等多媒体数字资源的管理功能;开发更加简单易用且精确度高的检索工具,以更好满足各业务系统及数字方志馆对数字化文献资源的利用需求。

(二)实体地方志馆与虚拟数字方志馆的建设应同步进行。在前面的分析中,笔者认为,传统的实体方志馆与数字化的虚拟方志馆各有优势,无法完全相互替代。因此,各地在推进方志馆建设的同时,应同步建设虚拟数字方志馆,将实体方志馆的展览内容通过多媒体技术,制作成图片、音视频等形式,让市民群众可通过互联网进行参观,从而实现24小时全天候在线展览宣传。目前北京、山东等地方志馆已上线了类似的虚拟方志馆。这种建设方式,使实体方志馆与数字化虚拟方志馆可以各自发挥所长,互补短板,最大限度达到为市民及方志工作者提供地情服务的效果。

(三)做好在线修志业务系统的建设。修志工作是地方志部门的主要业务工作之一,具有业务量大、参与单位多、业务流程复杂等特点。改变传统的纸质/光盘报送稿件的方式,行政成本高,时间效率低。在线修志业务系统的目标是应用计算机技术,基于地情数据库及方志部门的oa自动化办公系统,实现修志业务进程高速化、管理系统化,方志工作者及相关撰稿人通过使用系统实现地方志资料、各类地情书籍稿件等的网上报送、验收、入库,整个地方志、年鉴、史志丛书及刊物等编修工作全程网络化、无纸化。如果各地能在第三轮修志工作开始前广泛开发应用修志业务系统,将大大提高修志工作效率,降低行政成本,对即将展开的全国第三轮修志工作大有裨益。

(四)提高数字方志馆的社会认知。在网络化和信息化不断推进的背景下,公众的文化选择空间在不断扩大,数字方志馆要在激烈竞争的文化环境下求得发展,需要采取多种措施不断提高社会认知度。[5]一是要树立服务理念,逐渐树立“以用为本、以公众为主”的服务理念,以“服务公众、服务社会”为目的开展建设,应采取充分调研,了解市民群众对方志资源的需求,并因应用户需求有针对性地进行建设,而不是盲目追求扩大规模,将方志馆的建设变成形象工程、面子工程。二是要加强社会宣传,增强公众对方志馆的了解程度,可积极创新利用当前高速发展的“云”技术,坚持“互联网+”理念,与第三方发布平台进行合作,同时利用微信微博等新媒体,并结合地区和本馆实际,与宣传部门、文化部门等社会接触面较广的部门密切合作开展面向广大市民群众的宣传活动,借助多方力量来打造数字方志馆的品牌。

(五)培养具备信息化专业技术能力的方志人才队伍。建设数字方志馆,要求建设者队伍必须具备两方面的素质,一是必须精通方志业务和历史知识,具有丰富修志修史经验,能对方志馆的功能定位和业务需求进行充分挖掘,把好方志馆建设的“方向盘”;二是必须具备一定的信息化技术知识,具备熟练的计算机操作技能,对最新的网络、多媒体、软硬件设备的发展有一定了解,能对数字方志馆的项目建设及具体实施进行有效落实,做好方志馆建设的“发动机”。建设这样一支复合人才队伍,才能有效推进数字方志馆的建设。

(六)完善数字方志馆建设的制度保障。作为方志事业中的新生事物,数字方志馆建设在方方面面都还处于探索阶段。《地方志工作条例》等地方志工作法律法规中均未提及数字方志馆,各地也鲜有明确的官方文件对数字方志馆的职能定位、责任机构、人员编制等作出明确规定。数字方志馆的数字资源的格式、接口标准等未有明确的统一标准,造成各地的方志部门各自为政,各地自建的方志数据库数据无法共享互通。此外数字方志馆中的数字化资源的知识产权问题,在《著作权法》中如何界定和解释,也尚存在不少争议。如何厘清这些“剪不断,理还乱”的制度问题,需要地方乃至中央从立法的层面上去制定相应的法律法规、工作条例,以为数字方志馆的健康、规范发展提供制度层面的保障。

五、结语

建设数字方志馆,是新时期方志馆的发展和现代信息化科学技术的发展的有机统一,也是地方志信息化建设的重要内容和迫切需求之一。总体来说,除了少数地区,全国各地数字方志馆的建设刚刚起步,这是一项系统性、长期性的工程,也是方志人所面临的一个新的课题,新的挑战。唯有与时俱进,精确把握方志馆的功能定位和用户的需求变化,不断掌握信息发展趋势和前沿信息技术,才能加快推进数字方志馆建设的进程,进一步提高管理水平和工作效率,促进方志事业的繁荣与发展。

作者:广州市地方志办公室信息资料处 梁斯豪


参考文献:

[1]黄小红、钱丹丹:《试论数字方志馆建设》,《广东省地方志理论研究优秀论文集(2007)》

[2]潘捷军:《中国方志馆》,方志出版社,2016年出版

[3]张旭:《数字方志馆的法律定位》,《黑龙江史志》,2008年21期

[4]黄琦峰:《方志馆建设可持续发展对策分析》,《黑龙江史志》,2014年第1期

[5]孙正宇:《浅谈方志馆的信息化建设》,《黑龙江史志》,2015年15期

[6]周维:《试论数字方志馆的建设》,《信息化建设》,2015年09期

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