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新型方志馆建设与管理初探

作者:刘德敏    发布时间:2019-04-12 16:25    点击数:

摘要:近年来,我国各地方志馆建设方兴未艾,呈现出规模更大、功能更全、更具特色和更有现代气息等特点,有的方志馆独立建设,有的则与其它文化机构合建。当前,方志馆建设和管理出现功能定位不准、开发利用不够、管理体制不顺,后期管理不精等问题。为此,今后方志馆建设和管理可以在以下方面努力:突破认识局限,打造功能全面的新型方志馆;紧扣开发利用,打造接地气、有人气的方志馆;完善政策法规,理顺方志馆的管理体制;加强精细管理,打造规范运作的方志馆。

关键词:方志馆建设管理功能



进入21世纪,全国各地纷纷修建方志馆。去年,国务院副总理刘延东在全国地方志系统先进模范座谈会上提出:“要开发利用好地方志资源,加快方志馆和地方志信息化建设,推动地方公共文化建设,使地方志更好地发挥传承历史、展现当今、启引未来的作用,成为地方的精神名片”。国务院办公厅印发的《全国地方志事业发展规划纲要(2015-2020年)》在设置2020年工作目标的时候提到“全面完成第二轮修志规划任务,实现省、市、县三级综合年鉴全覆盖,加快信息化和方志馆建设”。随着经济的快速增长以及地方志事业的快速发展,可以预见,各地地方志馆建设热潮将会继续。目前,广州作为全国最大的副省级城市,也在推动建设地方志新馆;在当前形势下,研究如何建设方志馆,如何对其进行运营管理,无疑具有重要的实践意义。

一、我国方志馆建设的现状

我国古代没有“地方志馆”这样的称谓,无论是北宋九域图志局,以及民国时期被誉为中国第一个“地方志馆”的“浙江通志馆”,基本上是一个志书编纂的机构,专门负责博采志料,编修通志。而今天的地方志馆,功能更全面,除是志书编纂、研究中心、馆藏实体机构外,也可以是国情、地情等社会历史文明成果的展示中心,是地情教育和爱国主义教育的基地。进入新世纪后,随着我国经济的持续发展和以及人民群众对公共文化事业发展的需求,我国各地方志馆建设被提上政府议事日程。近年来,以国家方志馆和江苏方志馆、江西方志馆、北京方志馆的竣工和开放为标志,各地方志馆建设持续升温。截至到2014年上半年,全国已建成国家方志馆1个、省级馆15个、市级馆60多个、县级馆近200个。[[1]]

(一)近年来方志馆建设的几个特点

近年来,方志馆建设定位更高,更有前瞻性,功能更完备,更注重运用科技手段反映各地地情和文化特色,主要有以下特点。

一是建设规模更大。近些年来,由于国家和各级地方政府对文化事业的重视,除大部分县级方志馆规模较小外,其他市级以上的方志馆动辄上千平米乃至上万平米,建设规模大大超出以前。如,中国国家方志馆于2008年申请立项,2009年国家发展改革委批准整体购买大楼,总投资1.3亿元,建筑面积1.3万平方米,占地8400平方米。2013年12月装修改造完成并投入使用。北京市方志馆与首都图书馆二期合建,两馆总建筑面积67000平方米,总投资4.7亿元人民币,其中北京市方志馆建筑面积10000平方米;南京市方志馆与南京市档案馆两馆合一共同建设,合计占地10亩,41000平方米,工程于2011年12月奠基,2014年3月竣工。2014年9月正式投入使用,南京方志馆使用建筑面积5188平方米,展馆面积320平方米,文献阅览室面积450平方米。广东省内最近建成的广东省方志馆和深圳方志馆,建筑面积也是超过1万平米。广东省方志馆,建筑面积1.1万平方米,2013年底竣工,2015年底开馆。深圳方志馆,建筑面积1万平方米,2013年12月竣工验收,2015年11月正式揭牌投入使用。

二是功能更全面。建设的新型方志馆,不单单局限于收藏图书,而是还有教育、交流、服务、展示等多种功能,如北京市方志馆包括门厅(序厅)、展厅、多功能厅、阅览厅、馆藏书库、地方志编修室、地情研究中心、地方志学会、《北京地方志》杂志社、北京年鉴社、信息网络中心和交流厅、贵宾室、会议室等,集收集、整理、研究、编纂、咨询、阅览、展示、交流于一体,成为具有服务性、公众化特征的标志性文化基础设施。2015年4月开馆的南京方志馆有四大主要大功能:一是修志编鉴的平台,以志书和年鉴的形式传承南京历史文化。二是“方志南京”展陈馆的平台,以方志的视角展示南京历史文化。三是方志文献阅览室的平台,以收藏志书典籍,保存南京历史文化。四是南京地方志专业网站的平台,以“新编方志、地情书览、古籍整理、视听频道、代表建筑”等37个特色栏目宣传南京历史文化。

三是更具地方特色。各地方志馆均注重对当地地情的展示,馆内馆外营造比较特色的地域风情,在非物质文化遗产展示、民俗馆的设计上,颇费心思,很好地展现出各地文化特色。2014年底开馆的景德镇地方志馆座落于昌南湖畔,其建筑是一组带有浓郁地方特色的仿古建筑,建筑内随处摆放的有大有小的陶瓷,展现的该地独具特色的陶瓷文化。杭州市余杭区方志馆选择在地理位置优越、环境优美的旅游古镇塘栖建馆,而不是其传统的行政经济中心临平,与该地一些知名景点连成一线,从而构成一条深具历史文化内涵的旅游风景线。该馆开馆以来,颇受群众欢迎,参观人数颇多,堪称中国县级地方志馆典范。

 四是更有现代气息,注重运用科技手段。建设的一些方志展馆,注重软硬件的前瞻性和通用性,其设计和建造技术,已经由过去以空间布展为主的单一模式,发展成为涵盖空间、多媒体、环境、交互、平面、照明、力学等多系统的集成设计。多媒体技术、场景复原等运用于展示设计中,展示、展览由简单陈列展示向多维立体展示发展,更加动态、直观、趣味。展馆布置数字化,运用信息技术,用有限的空间展示丰富多彩的信息。大多数方志馆在馆藏方面采用密集型书柜,单位空间的藏书数量更大,图书管理基本实现了自动化,且很多放置电子图书的防磁柜并注重对古籍的保护和抢救。有的方志馆设计技术等级和质量要求都达到了相当高的水准,有的则花大力气开展数字方志馆建设。如,浙江省舟山市在全国同系统中率先启动数字方志馆建设。这种类型的方志馆,从技术上分为方志数字资源建设(数字志书制作)、数据存储与压缩(数字志书保存)、数据加工与挖掘(数字志书资源加工)、信息输出与表现(数字图书馆的开放)、用户服务(数字志书的阅览利用)以及版权保护等多个模块;从内容设置上又分为8个分馆、11个子馆,分别是旧志馆、综合志馆、专业志馆、年鉴馆、期刊馆、家谱馆、市情文献馆、方志理论馆。运行实践表明,它既是对实体方志馆的一种有益补充,也是方志界为应对现行形势条件的一种创新举措。[2]

(二)近年来方志馆建设的几种模式

目前,方志馆的建设模设,主要有两类:

一是独立建设。早年建的地方志馆,以及一些市、县级地区的方志馆,多数是独立建设,比如国家方志馆,景德镇方志馆,就是独立建设,这种建设模式,便于建好后独立管理,也可以更加有条件去突出方志文化特色。

二是与重要文化机构或展览馆合建。与其它展馆合作共建,越来越成为新型方志馆建设的趋势。有的与图书馆合建,如北京方志馆;有的与档案中心合建,如深圳方志馆、南京市方志馆;有的与社科中心建,如广东省方志馆;有的与规划馆合建,有的与规划馆合建,如今年即将开馆的广州地方志新馆、洛阳方志馆。有的还与博物馆、党史馆合建,如深圳方志馆,其实是一馆多用,既是地情馆,也是党史馆。与其它文化机构、展馆合建,有利于发挥文化场所和机构的规模优势,更便利服务群众;也有利于提升这些场馆的利用率,为市民提供大型文化休闲场所。

二、方志馆建设和管理中出现的问题

新中国成立以来,方志馆从无到有,建设和管理取得很大进步,但是也存在不少问题。

(一)功能定位不准

方志馆的定位,有的仍定位在过去的修志机构和馆藏场所,如中国地方志指导小组前常务副组长朱佳木提到,“在全国看了很多叫方志馆的地方,印象基本上是地方志工作机构的办公楼”[[3]],“目前有的方志馆还有名无实,还没有像样的成规模的建筑,或者虽有建筑,但主要是放书,实际是志书馆。”[[4]]有的则过分追求展览和展示,定位在地情展览馆,有的则定位为市民文化休闲场所和培训、教育基地。在设计上,一些方志馆缺乏系统、长远的考虑,功能定位不明确。有的方志馆,显得比较拥挤,缺乏美感,给参观群众的感觉不是很好;有的则资源浪费,部分场所处于空置状态。虽然新型方志馆大多具有多功能性,但在馆库区域、公共服务区域、办公区域、展览区域、交流研究区域、技术用房等的面积分配和布局不合理,建成后无法更改。有的库房柜架较矮,而层高很高,空间使用率不高,使得今后的温湿度控制运营成本高,造成不必要的能源浪费;有的缺乏前瞻性,多按10-20年资料收藏量预计,库房面积容量预计过低;有的公共服务设施场所偏小,而对电子阅览室、多媒体播放室、固定展览区与不定期展览的空间布局考虑不周,造成后期运营管理成本较高。

(二)开发利用不够。

一些地方志馆,缺乏人气,基本是方志机构编写人员利用,而向其他学术机构、人民团体、普通群众的开放不够。地方志馆的图书馆、地情馆除开馆之时热闹一番,后面就缺乏足够的人流。这些馆的功能大多比较单一,缺乏借阅、查询、检索以及交流、服务的功能,有的则位置较为偏僻,基本无人问津,除专业学者外,少有普通群众前来查阅和参观,缺乏人气,造成资源浪费。

(三)管理体制不顺。

各地对方志馆管理体制不顺,缺乏法规政策保障,方志馆的定位及人员配置取决于各地政府对地方志工作的重视程度。有的地方的方志馆独立设置,有的地方将方志馆视为地方志部门内部处室,而有的地方志馆和政府地方志工作部门对外实行一套人马,两块牌子,将方志馆和地方志工作机构等同起来,忽略了方志馆作为公共文化事业单位的性质。在人才队伍方面,很多方志馆没有编制配备,或者编制配备很少,缺乏专业性人才,缺乏吸收人才、留住人才的手段和能力,导致方志馆难以发挥正常功能,特别是在对外服务功能上难以全面开展。目前,国家关于地方志工作的法规、文件中,还没有对方志馆的建设以及人员编制、机构定性方面没有做出刚性的规定,使得方志馆的建设呈现出很大的随意性,各地机构的命名、编制配位和单位性质不规范,不统一,这样下去,既不利于方志馆事业的长期规划,也不利于机构和专业人才队伍的稳定发展。

(四)后期管理不精。

地方志馆建设好,后期的运营管理也是一门学问,如果运营管理不善,管理不够精细,会制约方志馆功能的发挥。目前,有的地方志馆在后期管理不是很精细,比如有的方志馆,藏书搜集不够,未及时更新,书籍整理、排序不当,对于图书的检索不够,制约了市民对方志的利用。有的地情展览馆,缺乏维护和更新,比如有些展板,时隔多年未及时更新,多媒体设备老化,年久失修,造成无法播放。有的方志馆与别的展览馆或者文化机构合建的,对于公共场所的管理,以及公用场地管理,内部协调和沟通不到位,未统一安排和规划,精细化不够,造成前来参观群众不方便。

三、新时期方志馆建设和管理的几点建议

(一)突破认识局限,打造功能全面的新型方志馆

方志馆是一个文化机构,具有专业性、全面型、权威性等特征,是其他机构无法比拟的。随着时代发展,新型方志馆的功能更加多元化,具有展示、收藏、借阅、教育、研究、交流、培训、资源开发和服务等多种功能。在建设方新型志馆过程中,对其功能定位要防止两种认识上的倾向:一是防止过分突出其多用途,而忽视地方志馆的基本功能。“建立权威的地方文献收藏中心是方志馆立馆之本”,“丰富的资料储备能为方志馆展示、研究、服务功能的实现提供智力支持和物质保障,加果没有强大的地方文献资料储备做后盾其他功能的发挥都将成无源之水、无本之木”[[5]],其实,方志馆的功能虽然不断扩展,然而其功能也是有层次性的,对于传统方志馆,馆藏是其核心功能,对于新型方志馆,“成为地域文化宣教中心是各级方志馆的重要功能,采用多种形式开发利用地情资源是方志馆的主要功能”[[6]],地情展览和教育成了新型方志馆的主要功能。换言之,方志馆的建设,首先应该是建设成为地方志馆而不是别的馆,不是图书馆、博物馆、档案馆,也不是别的文化机构和场所。比如,地方志馆虽然有藏书的功能,但其藏书主要针对各个时期的志书、年鉴和地情书籍,而不是各类书籍都进行全方位的书籍,与图书馆是有区别的。二是防止过分突出传统功能,而不注重全面性。“方志馆”并不等同于单一的志书馆,不是藏书阁,也不仅仅是地情展览馆,它是集藏书、展示、科研、学术交流、资源开发利用、爱国主义教育等多功能于一体的文化基础设施。所以,应该在保障其核心功能和主要功能的基础上,根据各地情况,以及建设规模,适当拓展其各方面功能,使其成为更好的开展志书编纂、研究以及开发利用的文化机构。如正在建设的广州市地方志新馆,包含广州地情博览中心(包括地情展览、开放式现代书屋展示、地情智能查询)和馆藏书库,项目建成后,可满足方志馆收藏、展览、查阅、检索、咨询、文献传递、交流培训、方志编篡、资源开发和社会服务等多种功能。

总之,建设方志馆的最终目的是为了发挥地方志在促进经济发展、文化繁荣、社会和谐等方面的作用。从这个思路出发推进方志馆建设,各个方志馆的功能会存在差异性,但应该着力扣住地方志和方志馆的核心功能和基本功能,发挥地方志知往鉴来、传承文明的重要作用。

(二)紧扣开发利用,打造接地气、有人气的方志馆

地方志工作具有三大功能:存史、资政、教化,后两大功能要发挥,地方志馆的开发利用是重要保证。细化来说,地方志馆的开发利用,主要要做好以下几点:

一是要使地方志馆接地气。要系统搜集本地地情书籍和志书,有可供市民、学者利用的资料储备,方志馆的设计要具有地方气息和本地文化特色,以史为脉络,全面展现当地地情。如果脱离本地情况的介绍,地方志馆就没有根基。

二是使方志馆更能聚人气。在其设计要具有趣味性,要以喜闻乐见、直观、动态的方式进行展示,方志馆的设计除了面向专家、学者和地方志工作的专门人士外,还可以重点紧盯青少年群体,对青少年进行爱国爱乡教育,使外地游客、学子、商人、出差人员等快速和宏观地了解当地地情。最大限度的发挥地方志馆在教育方面的作用。要着眼提高地方志馆的人气,提供查询、检索、借阅,不定期举行学术交流,打造有人参观、供人查阅、有人交流的地方志馆。方志馆的选址要科学,不能太偏僻的地方,同时,与其他重要文化机构或者展览馆合建也是地方志馆增加人气的一种方式。

三是要加大数字方志馆的建设力度。随着网络技术、数码存储与传输技术等电子信息技术的全面普及与发展,使得人们对志书信息的存储、查询、利用等方面有了更新、更高要求,如何更有效、更快捷地读志用志,开发利用地方志资源,地方志工作的信息化建设变得日益迫切,因此数字方志馆的概念应运而生。[[7]]地方志馆的信息化、数字化、网络化,给开发利用地方志资源提供了前所未有的便利条件。例如志书进行数字化后,再联上网络,使读者通过“关键词”检索志书中的内容成为一件非常容易的事情,从而为志书资源的开发利用开辟了广阔的天地。因此,我们应当把数字方志馆的建设,作为当前开发利用地方志资源最为重要的手段。

(三)完善政策法规,理顺方志馆的管理体制

以建设方志馆为契机抓好机构建设和人才培养。在方志馆建设初期就应着眼于长远的建设与发展,将方志馆列入方志机构的序列工作部门,争取人员编制,做好预算安排,建立健全馆内各项组织机构和制度,从根本上保障方志馆各项工作的运转。比如,新成立的广东省方志馆经省机构编制委员会批准设立,为省人民政府地方志办公室所属事业单位,公益一类,正处级,这个定位值得借鉴。在国家层面,可以通过对地方志工作条例进行修订或者通过立法的形式,对方志馆的功能地功能为以及机构定位进行统一规定,使地方志馆的管理和使用有法规保障。

目前来看,随着方志资源的收藏整理、开发利用工作的不断拓展,以及网络信息化技术水平的不断提高,方志馆作要发挥应有功能,就必须配备一些专门性人才,比如图书馆人员、计算机人才、地方志编纂和网站编辑人员、地情讲解人员等等,要注重完善管理机制,加大对现有地方志人才的培训力度,以地方志馆的建设为契机,加强地方志人才的储备和培养。

(四)加强精细管理,打造规范运作的方志馆

从历史发展来看,方志馆是一个新鲜事物,如何对其管理和定位,这方面仍处于探索中,很少有可供借鉴的经验。因此,在对方志馆的管理上,要求精求细,不能太粗放,要具有前瞻性,通过制度来管理,打造规划运营管理的方志馆。比如对馆藏书籍的搜集上,如何保障全面性、时效性,就需要建立资料搜集保障制度,无论是利用行政手段进行征集,还是与一些图书馆建立固定的书籍交换制度,都需要进行妥善安排。又如,对于地情展览和教育部分的展览馆,里面的灯光、设备维护、展板更新、人员配备都应有统筹安排,形成制度化的规定。再如,一些与其他文化机构和场馆合建的地方志馆,如何进行参观流线设计,如何开展物业管理,如何对共有设施进行分配使用,这些都需要做好内部沟通、协调,通盘考虑。


注释:

[1]王伟光:《发扬成绩 谋划长远 奋力书写地方志事业发展新篇章——在第五次全国地方志工作会议上的讲话》,《中国社会科学报》,2014年5月3日a4版。

[2]潘捷军:《方志馆建设面面观》,《中国地方志》,2015年第9期:33-39页

[3]朱佳木:《不断增强依法修志的能力 推动地方志事业大发展大繁荣》,《中国地方志》,2012年第5期。

[4]朱佳木:《注意防止倾向性问题,巩固和发展地方志事业大好形势——在全国省级方志工作机构主任会议上的讲话》,《中国地方志》,2013年第5期。

[5]毛珏珺:《试论方志馆的功能与定位》,《黑龙江史志》,2014年第20期:23-24页。

[6]毛珏珺:《试论方志馆的功能与定位》,《黑龙江史志》,2014年第20期:23-24页。

[7]周维:《试论数字方志馆的建设》,《信息化建设》,2015年第9期:49页

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