近几年来，笔者有幸负责《文山州年鉴》索引的编制工作，本文就索引编制工作谈一些体会和思考。

一、“索引”文本的理解

顾名思义，年鉴索引就是引导读者去查阅和搜索年鉴内容及信息的一种方法和手段，同时它本身也具有丰富的信息性。在当今信息化快速发展的时代，索引不仅是各种年鉴编撰中不可或缺的一个标准化要求和规范性内容，也成为广大读者充分利用年鉴、开发年鉴信息资源的重要手段。笔者认为，作为资料文献、工具书的年鉴，索引是其体系的一个重要组成部分，应加以重视和编制。

二、编制索引的做法和经验

编制索引就像绘制一幅蓝图，首先应有一个整体的勾勒，就是要围绕年鉴内容做好目录编排，从中提取索引的基本要素，组成索引的基本框架；再按照从头到尾的顺序来编排，这项工作的梳理在出版社二校稿出来时做最好，因为此时的年鉴内容和目录基本固定，页码变动不大，大框架基本确定了，索引的基本骨架就有了。接下来是如何往骨架中添血增肉，主要是对年鉴信息和条目内容的挖掘，从头至尾按部类、分目、条目及正文中提取有价值和具备信息条件的主题词，这是编索引最细致的一步，需要花大功夫，挖掘得越深，索引的利用价值就越大。提取主题词（款目），必须在所有的主题词前标明所属分目，加上修饰词、附件、参见等，特别是部类、类目、分目中若有两个并排的主题词，要分别剔出来。分音序时要注意同字不同音现象。另外，从年鉴条目提取要素作为款目时，像一些条目标题过长或有“和”、“与”等词的条目要注意提炼归类为几个款目来处理。条目中内容比较重要的，要注意提取出来作为主题词。要注意对领导视察、考察、检查等活动款目的提取和编排，对全国、全民、全省、全州、文山州、农业、民族等的音序排列，特别是全州的各款目音序排列。州及各县概况中的经济综述、农业等尽量提取条目中主要信息内容为款目，不要直接以条目标题为款目，各县概况中的条目(款目)不必再分列到其他音序中去。少用简述、经济综述、领导名录等词，最好从中提取主题词。领导姓名官衔在作索引时可不用，直接用姓名即可，如：州长王承才只用王承才。对条目前的标点符号要作删除处理，目的是为了音译的编排，最后再由出版社手工加入。非音序编排要把阿拉伯数字和英文字母起头的，都编排在此。音序编排要在清样校红、出版社重新编排固定后再做，编排好交出版社编辑在电脑中标注后，要认真校对一次，看栏目标注正确与否，然后排音序；否则排好音序后再查看栏目编排是否正确，就难以审查了。出版社索引音序排好后，再在稿件上手工做附见、参见。所谓“附见”，即将同一主题有关的各项内容的标引词按汉语拼音顺序缩后两格（或一格）集中排列在一个一个主题词下。年鉴中有关内容可能涉及多个方面，如 “安全生产”、“财务管理”、“服务工作”、“基础设施建设”、“荣誉表彰”、“体制改革”、“信息化建设”、“宣传工作”、“业务培训”等可能涉及到的各单位部门，就要考虑作为附见来处理，并规范性提取标引词。例信息化建设这一条目，可编排为：

信息化建设

档案

地税

工商行政

农发行

统计

烟草

税收

邮政

而“参见”，是将分散在年鉴中不同位置的同一主题的条目，按页码先后顺序集中统一标注在主题词后面，如各单位部门都会开展的“干部队伍建设”、“精神文明建设”、“民主监督”等可用参见编排处理，用页码及栏目编排在一起，来集中反映。通过以上程序的处理，并逐一修改、调整与编排，一份规范、完整的索引就基本做出来了。

索引编制是年鉴编撰的最后一道工序，它必须在全书审核定稿，经过二校、三校、校红之后，目录固定、框架固定、页码固定甚至栏目已经固定后才能做。

三、对编好索引的几点思考

（一）索引编制要扩大广度和深度，提高信息量。年鉴索引编制的方法有多种，主要采取主题分析法，即索引突出年鉴中的主题、实质性内容，强调能够反映事物本质的关键信息。扩大索引的广度和深度，尽量做到每个条目的内容可以通过多个索引词进行查找。这样，索引的信息量和可利用价值就更大，读者从索引上就能检索到更多的信息。

（二）主题词提取要规范准确。对主题词的提取要准确精炼，要具有专指性和独一性。如年鉴中常出现的“表彰先进”这个条目，其实里面包涵的是对集体的表彰、对个人的表彰，特别是要注明是哪个单位、部门或受表彰的人的姓名。做索引时，不能直接用“表彰先进”来作主题词，应从中标引出具体的单位和个人。笔者认为，尽量详细，更要挑重点，突出重要事项。

（三）充分利用计算机技术，提高索引编制的准确性和质量。利用计算机直接从排版文件中抽取标引词和页码项，在电子文档中进行编辑处理，做好附见、参见和页码标注，并在三校稿时手工引注栏目，为出版社利用软件自动完成排序工作奠定好基础，可大大提高索引的编制质量和工作效率。同时，对一些索引款目中的多音字、重音字的区别和分类等，可利用编纂索引的专业软件，直接从排版文件中抽取辨析，避免现有索引在这方面由于甄别不到位，造成款目音序编排错误的不足，等等。充分利用电脑技术，高效率地编排好索引，是年鉴索引编排的走向和定位。

（四）进一步提高索引利用率。现有年鉴一般都将索引编排在最后，读者在查找想要的内容和信息时，往往会忽视索引的存在。因此，可将年鉴索引编排在目录之后，充分突出目录与索引的互补性，引起读者注意，以起到引导和导读作用。年鉴的前部分有目录、索引和英文目录三个检索体系，这样的编排，能使读者们在查找目录的同时，也会从前置的索引中寻找到更多的信息，从而不让索引成为一种所谓国际接轨的空摆设，真正发挥索引的使用价值。

我们知道，索引是年鉴全书的重要组成部分，是年鉴信息资源深度开发的工具，编制科学合理规范的索引，不仅可以充分开发和利用年鉴中大量的资料信息，也是提高年鉴综合质量的重要手段。

摘自《福建史志》2009年第4期