内容提要：年鉴表格是年鉴内容的重要组成部分，是年鉴内容的主要表现形式之一，在年鉴中占据重要的地位。本文对年鉴表格的作用、类型、特点和编辑加工做了全面阐述，对于年鉴编纂工作者选用、编辑年鉴表格，促进年鉴表格编辑规范化、提高年鉴编纂的整体质量具有重要指导意义。  

　　关键词：年鉴编纂；年鉴表格；表格编辑  

　　　　   

　　表格是年鉴条目运用数据说明事物的重要形式，其内容也是条目内容资料的重要组成部分。表格具有直观性和便览性，有些数据较多、行文繁复的条目，如能列成表格来反映，可以化繁为简，一目了然。  

　　表格作为年鉴条目文字叙述的重要补充，表格所反映的信息应与正文的描述相互呼应，并与文字描述及插图融为一体，以相得益彰。表格是记录数据或事物分类的一种有效表达方式。表格因具有简明清晰，简洁准确，节省篇幅，逻辑性及对比性强等特点而被年鉴和其他文献广泛采用。也就是说，表格能将繁杂的、表达不清的文字简化叙述，直观地表述事物的隶属关系或对比量的准确程度；所以表格是年鉴和其他文献不可缺少的表达手段。  

　　一、表格的作用  

　　1.文字叙述的辅助和补充  

　　表格能够系统、简洁、集中和对比性较强地表述科学内容，能够将繁杂的、表达不清的文字简化叙述，直观地表达事物的隶属关系或对比量的准确程度。因此，表格的首要作用是对文字叙述的辅助和补充，使文字叙述更加准确。通过表格，读者可以更加清晰、准确地把握事物的隶属关系和纵横对比量的准确程度，是文字叙述的有力补充。有时，通过表格，读者能更准确地把握事物的本质。  

　　2.简化文字叙述、节省年鉴篇幅  

　　表格具有把繁杂、表述不清的文字简化叙述的特点，因此，在数据较多的文字叙述中，通过表格化繁为简的这一特性，可以简化文字叙述，节省年鉴的篇幅。  

　　3. 增强对比性、可读性和可靠性  

　　表格通过纵横排列，可以简明地显示事物的隶属关系和数据的分项和总项，以此增强了事物的对比性、可读性和可靠性。读者可以通过表格的纵横项对事物或数据进行比较，通过分项与总项的计算，从而推算出数据的准确性与可靠性。  

　　4.系统、简洁、集中地表达内容  

　　表格通过纵横项目的排列，把繁杂的事物进行简化，把同一类事物集中排列在一起，起到了系统、简洁、集中地表达事物内容的作用。  

　　5.条理分明、内容清晰  

　　一般来说，表格只有纵横两列，繁杂的事物通过表格进行表述，可以化繁为简，使事物的条理更加分明、内容也更加清晰。一张设计科学、合理的表格，可以让纷繁复杂的事物变得条理明晰、内容清晰，有利于读者阅读。  

　　6.调节版式、美化版面  

　　表格在版面中还具和图片一样的调节版式、美化版面的作用。在纯文字版面中插入表格，可以使版面不再显得呆板。由于表格版式不同于文字，所以，表格具有美化版面的作用，特别是在印刷技术飞速发展的今天，表格可以采用挂网、着色和分色印刷等形式，更可以达到美化版面的作用。  

　　二、表格的类型  

　　表的类型多种多样，根据其用途、内容和结构可以有不同的划分。根据用途可以分为：计算用表、数据表、研究用表、对比表等；根据内容可以分为：数据表、统计表、文字表、系统表、流程表、登记表、考勤表、工资表、体检表等；根据结构形式可以分为：无线表、系统表、卡线表、三线表、横线表等。年鉴中的表格在反映形式上有集中在一起的，也有分散在各个篇目中的。年鉴采用的表格根据其内容划分，大概有以下几种类型：  

　　1.统计数据表  

　　统计数据表是用简洁的文字和可靠的数据，对客观事物进行归类、概括、分析、比较的一种表达方式。年鉴作为一地的资料库和信息库，必然收载大量的数据信息；而作为数据载体的统计数据表，在年鉴中自然就占有相当重要的地位。因为年鉴是强调用事实说话，而统计数据表是条目运用数据说明事物的重要手段，其内容是条目内容资料的重要组成部分。统计数据表具有直观性和便览性，将繁杂的数据用表格的形式加以反映，可以化繁为简，一目了然，避免“表格数据文字化”的现象。用统计数据表将条目数据条理化、表格化，可以避免条目行文的繁复，符合年鉴文字简约、凝炼的要求，使年鉴所反映的事物更加直接、简明，方便读者检索和阅读。  

　　年鉴中的统计数据表主要分为两类：一是“统计资料”篇目中的专业统计表格，这类表格专业性较强，在年鉴中占用相当大的篇幅，一般由各地的统计部门提供；二是与年鉴条目紧密配合的统计数据表，这类表格内容较单一，在年鉴中所占篇幅也比较少，一般由年鉴撰稿者自己制作，和各撰稿人撰写的条目内容结合比较紧密。做好统计数据表必须按照统计原则和程序做，首先，以基层的原始数据为基础，按照统一的表式，统一的时间和报送程序，自上而下的逐级提供统计数据。统计的准确性不仅是衡量统计调查的重要标志，也是整个统计工作的生命。所以，在开展统计工作时，一定要有严肃认真的态度，在统计调查阶段就做到准确、及时、全面、系统地提供资料，在表格中要有可资对比的数据，各类数据应有系统性，使人一目了然。其次，开展统计调查要遵循集中统一的原则，制作的统计表要规范，要保持项目的相对稳定性和延续性。  

　　2.便览性资料表  

　　便览性资料表也是年鉴中运用较多的一种表格。例如，铁路时刻表、出口产品和地区构成情况表等。这类表格也具有统计上的意义。也要遵循统计学的原则设计，要设计科学、分类准确。  

　　3.名录一览表  

　　这类表格一般放在年鉴的附录部分，是年鉴指南性的资料。如风景名胜区一览表、博物馆情况表、上缴利税100万元以上地方工业企业名单等，这类表格比统计表格要简单，项目与项目之间没有非常密切的联系，但在设计上也要遵循一定的原则，排序要合理，归类要恰当。  

　　4.概况性表  

　　概况性表格是反映某一类并列性事物的概况。例如，国家税务局组织收入情况表、地方财政收入情况表、经济和社会发展情况表等。这类表格的特点之一是排列整齐，资料系统，反映面广，符合年鉴应提供密集信息的要求；特点之二是在同一的或连续的版面内反映同类事物的情况，具有反映的项目指标鲜明、直观、便于比较和查阅的优势。  

　　三、年鉴表格的特点  

　　年鉴的表格是年鉴载录信息资料的一种不可或缺的表现形式。在地方综合年鉴中，文字是记述的主体，但表格却可以起到相辅相成、相得益彰的作用。规范而恰当地使用表格，既可以起到简明、直观的作用，又能起到调节、美化版面的作用，对提高年鉴品位和方便读者利用均大有裨益。地方综合年鉴中采用的表格具有以下特点。  

　　1.规范性  

　　年鉴表格应符合年鉴编纂规定和质量要求，也就是说，年鉴表格的设计应科学合理、美观大方、符合年鉴体例，表题、表项、表序、表注等要素要完备、齐全、明确，表中使用的文字、标点、符号与版式要符合规范。  

　　2.资料性  

　　年鉴表格载录的项目内容，应具有服务现时和存查价值，它的内容和条目释文一样，必须具有资料价值。不能使用无资料价值和存史价值的艺术化表格、非资料性的广告表格和无资料价值的补白表格。  

　　3.年度性  

　　年鉴表格记载的内容一般来说应是年度内发生或存在的事物，表格的项目内容要遵循条目选题选材的要求，避免重复选择往年卷的表格内容。  

　　4.互补性  

　　地方综合年鉴的表格与条目文字内容应该起到互补的作用。设计好的表格可以把较为复杂、重复、冗长、琐碎或文字不易表述的内容，通过表格形式，简洁、明快、清楚、直观地表达出来，起到辅助文字条目释文的作用。同时，对版面也会起到调节和美化的作用。年鉴表格和条目释文要尽量避免文表重复、文表相左和重复累赘的情况。  

　　5.附属性  

　　地方综合年鉴中的表格应该是年鉴条目释文的有力补充，而不应作为年鉴记述内容的主要表现形式。除统计资料篇目中，表格占主导地位外，其他篇目中的表格应从属于年鉴中的某个篇目或分目，而不宜单独设置为条目或分目。表格在整部年鉴中占用的版面是有限的，表格在地方综合年鉴中占据的版面篇幅不能超过条目释文的篇幅，一般应控制在条目释文总篇幅的5%以内。  

　　6.统一性  

　　为保持全书的统一、规范，在同一部年鉴中，表格的版式、表题、字体、字号、项目名称、文字和数字的排列、间距、转行、序号等，都必须统一。这是年鉴作为资料性工具书和资料性文献所必须遵循的，也是一般出版物所必须遵循的原则和要求。  

　　7.可比性  

　　在年鉴中，具有统计意义、反映重要经济社会变化数据的表格，在表项设计、内容选载上，应尽量着眼其可比性、连续性和衔接性。作为逐年编纂、连续出版的地方综合年鉴，内容的连续、可比是其内在要求。作为年鉴的表格也不能例外。  

　　8.合理性  

　　年鉴表格设计的表项应确保内容合理、实用。这是表格设计的一般要求，也是年鉴表格必须遵循的，规范表项、内容合理是表格科学性的基础。无列表价值的内容、虚设的表项都应该删除。  

　　9.便览性  

　　便览性既是表格的基本特点，也是年鉴表格的特点。年鉴表格应向读者提供方便、明晰、直观的信息资料。这就要求：一是表格的主题要单一。一张表格一般只能拥有一个主题，而不应兼容其他主题。二是表项要精当。所列表项应精炼、恰当，准确表达主题内涵，而不能庞杂。三是结构应简洁。表项所列层次应尽量简而少，表格结构应干练，承载内容应简明，表项及内容应直切主题，让人一看就明。  

　　四、年鉴表格的编制  

　　表格的编制应科学、明确、简洁和自明，可用文字叙述的就不要用表格去表示，已用文字和插图表示的内容也不要用表格来表述。  

　　（一）表格的编制原则  

　　1.表格应具有自明性  

　　每一个表格应是一个独立的知识主题。表格的内容切忌与文字、插图表述重复。  

　　2.表格应按统计学的制表原则设计，力求结构简洁，主谓语位置合理  

　　表格编制要科学、合理，要遵循统计学的制表原则，做到结构简明、主谓语位置合理，便于读者阅读了解。  

　　3.每个表格应有简明的表题  

　　表格应编制简明的表题，表题和条目的标题一样，应遵循简洁、准确、简练的要求。表题一般不出现“统计表”“情况表”“一览表”“数据表”“概况表”“比较表”等后缀，统一用“××××年××省（市、县、区）××××情况”作为表题。  

　　4.表格中不设“备注”栏，表下以简练的文字注释  

　　表格一般不设置“备注”栏，需要说明的事项在表下以简练的文字进行注释。注释内容较多时，可以用序号分行排列。  

　　5.表格的各项应标明标目词，参数栏的标目词一般为量或测量项目及其单位符号  

　　表格的项目内容应有标目词，参数栏的标目词一般为量或测量项目及其单位符号。这是制作数据表格的基本要求。年鉴表格也必须遵循表格制作的这些基本要求。  

　　6.表格中的数字排法，量、单位、符号、缩略词等必须与正文一致  

　　表格的数字编排方式，量、单位、符号、缩略语等应该和正文相一致。这是一般的出版物管理的基本要求，在一篇文章或一部著作中，所有的数字、量词、单位、符号、缩略语等必须保持一致，因此，表格和正文在数字、量词、单位、符号、缩略语等方面必须和正文保持一致。  

　　7.一个表格只表达一个主题  

　　一个表格只表达一个主题，这是制作表格的基本要求。如果一个表格表达多个主题，将无法实现表格简洁、自明的特性。一个表格只表达一个主题，也符合年鉴的特性。年鉴要求条目一事一条，同理，一个表格只表达一个主题也非常符合年鉴条目一事一条的原则。  

　　8.同一版面有多个表格时，应充分考虑每个表格的大小比例及其相互配合，既要美观，又要符合版面大小  

　　多个表格在一个版面中排列，要充分考虑各个表格之间的大小比例及其配合，这既是版面排版的要求，也是表格自身的要求。不同的表格排在一个版面，要使版面显得美观、并控制表格在版心之内。表格不同于图片，一般来说，表格不能像图片那样超出版心或出血。如果表格超出版心或出血，既会影响版面的整齐、美观，又会让读者产生表格内容不完整的错觉。  

　　9.全书表格的形式要统一  

　　在同一部书或同一篇文章中，所有的表格形式应保持统一，如果全书是用卡线表，就全部使用卡线表；如果是用三线表，就全部使用三线表。这既是版式的要求，也是表格自身的要求。年鉴中，一般使用三线表或在三线表中再加竖线的表格形式，三线表是公开出版物推荐的表格形式。现在，随着计算机排版技术的普及，许多年鉴采用挂网或用色块来区别表格的栏别，而将表格的横竖线条隐去或反白，或者取消表格中项目间的行线、只保留列线。这种表格排版方式使表格显得更加清晰、美观，是值得推荐的一个表格的表现形式。但其实质还是三线表和卡线表。  

　　10.表格应随正文，一般先见文字后见表  

　　表格随正文，先见文字后见表的排版要求是由于表格是文字的补充的属性决定的。表格是一种补充说明的方式，一般情况下，表格是附属于文字的，是文字内容的补充。因此，在排版上应该文字在先，表格在后。表格起补充说明文字内容的作用。  

　　（二）表格编制的具体要求  

　　1．项目要完整，表题不能少  

　　表题应尽量避免使用点号，表题用语不能太笼统，既要画龙点睛，又要具有自明性、独立性，即使读者不看表身，也能通过表题了解表的主题。  

　　2．栏目设置要合理  

　　表格的主谓语是通过表格的纵横栏目来体现的，表格的纵向栏目为主语，即指表格中所要分析说明的对象，一般为分组、时间等，应置于表格的左侧；横向栏目为谓语，表示对主语的说明。特殊情况下，如简单表格，主谓语可以换位，但主谓语性质不变，读表顺序为主语—谓语—数据，通常能读出一句通顺的语句。左主横谓排列的优点是突出主语，并使不同单位指标整齐划一，上下排列整齐，便于比较。主谓语是否倒置，最简单的判别方法是：看每列上下是否能排列整齐（单位一致，小数位一致），整齐说明栏目设置合理，否则就是主谓语倒置。表格栏目名称要齐全。项目栏中一般要放置多个横向栏目做谓语。  

　　3．表身是表格主体，表身的数据书写应规范  

　　表格中的数字一般不带单位，百分数也不带百分号；单位和百分号归并在栏目中。如果栏目中的单位都相同，则可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右端，右缩一个汉字位排列。百分数一般只排到小数点后面第二位。  

　　同一栏目中共同标目的各行数值一般应个位数或小数点（小数点前面的“0”不能省略）上下对齐；不同标目下的数值可各自在相对栏目居中排列。  

　　表内数据如上下/左右相同，应重复写出，不能使用“同上”或“//”等字符代替。  

　　表内“空白”代表未测或无此项；“—”或“…”代表未发现；“0”代表实测结果为零。  

　　4.表注作为表格的注释、补充或说明，也成为表的一部分。  

　　表注一般横排于表下，如果不是一条，则可给每条表注加上编号，顺序排在表下。  

　　五、年鉴表格的编辑加工  

　　年鉴表格的编辑加工主要包括两个方面。一是表格内容的编辑加工，二是表格形式的表格加工。  

　　（一）年鉴表格内容的编辑加工。  

　　年鉴表格内容的编辑加工应从以下几个方面入手。  

　　1.表格内容的精选  

　　地方综合年鉴是一个地域自然、政治、经济、社会、文化等方面年度内基本情况的资料性文献。一部年鉴有一定的篇幅限制，一般来说，一部年鉴在50万～200万字之间，省级年鉴一般在200万字以内，省会城市年鉴一般在150万字左右，区县级年鉴一般在100万字以内。由于受年鉴篇幅所限，年鉴的表格数量不能太多，因此，年鉴编辑应对作者提供的表格进行精选，选取那些具有存查价值的表格收入年鉴，真正做到表格与条目文字内容浑然一体。精简年鉴表格应遵循以下原则：  

　　（1）删除那些可用可不用或为表述同类内容而罗列的表格，对已用文字或插图表达清楚的内容，可不必再用表格重复表述。  

　　（2）对一些内容相关的表格，可进行项目的提炼和精简，将能够合并的表格进行合并。  

　　（3）对内容简单、项目较少的表格，可改用文字叙述的方式表达。  

　　2.表格的说明文字  

　　（1）在每一个表格上方，标出表题。表题要求准确表达表格的内容，反映有关要素间的关系。表题用词应简明扼要，不要写成句子。表题应居中排在表格之上。  

　　（2）表格中行题和列题的排列次序应能清晰地、层次分明地表达各项目间的逻辑关系和变化规律。  

　　（3）表格所列项目栏，以及表格下注释的文字、名词术语应与正文保持一致。  

　　3.表格中的数字、量和单位  

　　（1）表格中大量使用的数字，一定要和正文的叙述一致，准确无误。数字书写要规范。小数点前的“0”不能省略，表格中同类型数据的有效数字位数应相等，上下行的小数点应对齐；一个数据不能折成两行写出。  

　　（2）在表格中，一栏使用同一个量单位时，这个单位应集中地标注在表头的栏目上。表格中数据的计量单位，一定要使用国际标准代号。用非法定计量单位的数据，一定要经过单位换算，重新填入表格。  

　　（3）表身上遇到上下行或左右列内容栏相同时需逐项重复填写，不得在下行或右列使用“同上”“同左”等字样。如果栏目中的数据为零，就要填写“0”，而不能留空。  

　　（二）年鉴表格形式的编辑加工  

　　在对年鉴表格进行编辑加工时，不仅要全面审查表格的内容，还要注意表格的形式和结构的设计是否合理，是否符合排版和布局的要求。  

　　1.表格的用线  

　　年鉴中使用的表格，其结构趋于简洁化，通常只保留有线表中的几条横线和竖线，而取消了表头的斜线和表身的横向分隔线。这种表格是年鉴中最基本和最常用的表格形式。这种表格虽然只出现上下两条粗线和表头项目栏下的一条细线及各栏目间的竖线，但它保留了线表的所用功能，而且表格在版面上显得清秀、明晰。现在，随着计算机排版技术的发展，年鉴表格采用挂网和色块来区分栏目的现象越来越普遍，而且这种隐藏了表格线条的表格显得更加清晰、美观。  

　　2.表格的编排  

　　（1）一个表格应尽量保持体形完整，没有特殊要求，不要分割成两部分或更多部分。表格的编排一般应随文列出，要紧接在第一次提到它的文字段后。应尽量与涉及的文字段在同一条目或分目，以便阅读。如表格出现转页时，表格也可以分为两段或多段。转页分段后的每一续表都要重新编排表头，以利阅读。重排表头的续表的起始线上应标注“续表”字样。  

　　（2）在不影响内容表达的原则下，表格中的用线要尽量减少。要注意行与行、列与列之间应留有一定距离，以保证数据清晰，有利阅读，在一部年鉴中，表格的格式要保持统一、规范。  

　　（3）编制表格时，应尽量避免超过版心的大表格。必要时可进行表格形式的转换.  

　　（4）表格中的用字一般比条目释文中的字号要小一级。如条目释文用5号字，表格就用小5号字；条目释文用小5号字，表格就用6号字。表格的宽度一般应和版心的宽度一致，不能超出版心宽度。  

　　3.表格的结构形式转换  

　　为了节省版面或增加版面的美感，对年鉴作者提供的表格进行必要的结构和形式的调整是非常必要的。有些表格宽大于年鉴版心的表格，需要卧排。这时表头一律朝左，表底一律朝右，少数容量特别大的表格需要跨页排时，应尽量采用双页跨单页的骑缝表形式，尽量避免单页跨双页的转面表，以使整个表格呈现在一个视野上。  

　　当表格的横向项目与竖向项目数相差悬殊时，有时需要特殊的转换处理，以利节约和美化版面。  

　　当竖向项目较少，而横向项目较多或宽度过大时，可以把表格换成上下叠置的2段或3段。段与段之间用双细线隔开，每段左方重复排项目栏。　　对于横向项目较少，而竖向项目过多的表格，可以把切断后平行地分成2列或3列的形式。这时列与列之间用双细线隔开，每列的栏目重复排项目栏。 

　　根据需要，有些表格可以由横向转换成竖向排列；反之，有些竖向表格也可以转换成横向排列。　　总之，年鉴编辑对年鉴作者提供的表格进行编辑加工，是使年鉴编纂质量进一步完善、提高年鉴信息资料价值、提高年鉴整体编纂质量的一项重要程序，它使年鉴编纂在内容、结构、表达形式上更趋完美，年鉴的整体质量得到进一步提高。  

　　　　   

　　参考文献：  

　　1.郑兴东、陈仁风、蔡雯：《报纸编辑学教程》，中国人民大学出版社，2001年  

　　2.孙铎：《试析年鉴表格的基本特点》，《江苏地方志》2010年第1期  

　　3.李凤柱：《小议年鉴表格的科学使用》，《黑龙江史志》2002年第1期  

　　4.阳晓儒：《城市年鉴编纂散论》，线装书局，2009年  

　　（原载《年鉴论坛（第五辑）》长城出版社2015年4月）