县级年鉴的体例缺陷及弥补方法
县级年鉴的体例缺陷及弥补方法
——第十四次全国地州区县年鉴研讨会主题报告
中国版协年鉴工作委员会主任 许家康
（2013年12月10日）
任何工具书都按一定的规矩编纂而成，这些规矩的总和，就是工具书的体例。年鉴体例也是年鉴编纂规矩的总和，它来自于年鉴编纂实践，又对年鉴的编纂实践有反作用。一般说，体例是形式，由其所表达的内容来决定；但它一旦形成，又在一定条件下对年鉴的内容选择、安排和表达有决定性的影响。因此，探讨年鉴的体例缺陷，找出弥补这些缺陷的方法，对于提高年鉴编纂出版质量具有十分重要的意义。
资料性、年度性、检索性既是年鉴的基本性质，又是年鉴的基本体例规范。至于具体的体例规范则包括总体设计体例、选题选材体例、条目编写体例和成书加工体例。下面，我就从这四个方面的具体体例入手，与大家共同探讨县级年鉴的体例缺陷及弥补方法。
一、在总体设计体例方面
常见的体例缺陷有如下三点：
（一）基本部件残缺不全
年鉴的内容以其具体作用为标准，可以分为四个部分：一是综合情况（即概况、概览），二是动态信息（通常分为若干部类），三是附属资料（包括领导讲话、工作报告、统计资料、法规文件、大事记等），四是检索系统（目录和索引）。这四个方面的资料是年鉴内容框架的四大支柱。如果将年鉴比作一台机器，那么，这四个方面的内容就是年鉴的四大部件；缺少任何一个部件，这台机器就不能正常运转。人们评论一部年鉴是不是典型的年鉴，主要标准也是这四大部件。
年鉴内容四大部分的构成比例，不同的年鉴往往会有不同的方案，任何人都没有理由强求一致，但应当可以有合理化的建议。前几年，我为了写作《年鉴编纂入门与创新》一书，曾对国内外30种较有影响的年鉴作过统计分析，这30种年鉴四大部分的平均值是：综合情况占7%，动态信息占56%，附属资料占29%，检索系统占8%。我以为，这样的结构比例是较为合理的，值得大家重视。但不少县级年鉴的编纂者对此不以为然，导致这四大部分内容残缺不全。常见的突出问题是：
1．综合情况篇幅太小，内容不够周全 以我手中近年出版的26种县级年鉴为例，缺少综合情况的只有1种，完全缺胳膊少腿的情况并不很突出。但有综合情况的25种县级年鉴，综合情况的篇幅都很小，平均篇幅只有2.23万字，约占总篇幅的3.12%。其中：篇幅最大的4.75万字，占总篇幅的5.6%，离7%的理想指标比较接近；篇幅最小的只有3600字，仅占总篇幅的0.79%，离7%的理想指标差距遥远。
综合情况的内容一般由地方的基础信息和年度内方方面面的概况构成。读者通过综合情况，应当能够大致了解一个地方从历史到现状，从自然到政治、经济、文化、社会等方方面面的基本情况。但许多县级年鉴的综合情况却明显缺乏综合性，栏目不多，内容单薄，难以承担全面反映地方基本情况的任务。在上述25种设有综合情况的县级年鉴中，只记述地方基础信息（历史、地理、物产、资源等），完全不反映年度概况的有8种；而在反映了年度概况的17种县级年鉴中，半数以上只记述经济建设成就，不涉及政治建设、文化建设、社会建设、生态建设的情况，综合情况的内容存在较大的片面性。
为什么一定要有综合情况？这是因为，人们要了解一个地方的情况，或掌握一门学科的知识，基本方法通常是由综合到专项，从一般到具体。因此，许多百科全书都采取概述文章加条目的内容结构方法，在各门类知识选题（条目）的前面，安排一篇数千字乃至数万字的概述文章，高度概括全书涉及领域的知识和相关情况，并对全书条目起统帅作用。地方志也一样。许多志书开篇就是“概述”或“总述”（篇幅从五六千字到两三万字不等），高屋建瓴地概括说明地方或行业的基本情况，然后才进行具体的分门别类的记述。
为什么综合情况的篇幅不能太小？这是因为，综合情况承担宏观反映地方全面情况的任务，既要说明地方的历史，又要说明地方的现状，既要反映地方自然方面的状况，又要反映地方政治、经济、文化、社会等方面的基本情况。而要做到这一点，必须要有一定的篇幅作保障。
综合情况的设计原则是“概而全”。“概”就是高屋建瓴，简约概括；“全”就是对应领域年度基本情况和相关基础信息没有大的遗漏。综合情况如果不简约概括，就会与后面的动态信息及其他内容资料直接重复，白白地浪费版面；综合情况如果不全，就担当不起宏观反映对应领域全面情况的任务，也满足不了读者的阅读检索需要。那么，要全到什么程度呢？原则上应该全到让读者通过综合情况就能够全面了解对应领域基本情况及相关基础信息的程度，即后面分门别类记述的内容，凡涉及全局的、十分重要的、对读者了解全面情况有帮助的，都应该提到或兼顾到。为了达到“概而全”的要求，不少地方年鉴综合情况的内容设置，一般都包括地方的地理位置、面积、人口、资源、环境、民族、宗教、领导机构及领导人等基础信息，还包括经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态建设等方面的基本情况。这样的内容结构，既能宏观反映地方的概貌，又能避免与后面的内容直接重复，值得大家重视和借鉴。
2．缺少索引，造成检索系统不完备 仍以我手中的26种县级年鉴为例，编有索引的只有7种，没有索引的占绝对多数。在编有索引的7种县级年鉴中，索引量大于目录数量，并且能够引入参见、附见编排方式的年鉴只有两种，其余5种年鉴索引质量十分低劣。
为什么必须编制索引、健全检索系统？这是因为：年鉴是资料性工具书，工具性是年鉴的基本特性，而工具性通常表现为它的易检性；索引是快速检索年鉴内容的便捷工具，缺少索引，年鉴的工具性、易检性就会大打折扣。2011年，国家新闻出版总署副署长邬书林在几个重要场合指出：“我们的很多学术著作没有索引，没有主题词，这样的书国外在版权贸易的时候一律不要。”他强调：“我们将在中国出版政府奖、国家出版基金和‘三个一百’原创出版工程的评审标准中增加一条：凡是索引、注释不规范的图书一律取消评审资格。”“学术著作如果不做索引、不注明引用文献出处，将不能获得政府奖参评资格，出版基金不予赞助。”[1]学术著作尚且需要编制索引、建立健全检索系统，作为工具书的年鉴不编制索引，缺少快速检索的工具，实在说不过去。
（二）一、二、三次文献比例失衡
年鉴内容资料的表现形式主要有以下三大类15种：第一类是一次文献，指没有经过编选者编辑加工的原始性文件，具体形式包括法律法规和行政规章、权威人士言论、领导机关公报文告等3种；第二类是二次文献，又称线索性资料，在对一次文献进行压缩、加工、整理、标识、绘制的基础上形成，具体形式包括文摘、名录、文献目录、大事记、专项年表、统计表、统计示意图、补叙性资料、照片、索引等10种；第三类是三次文献，在详细占有材料的基础上反复加工形成，表现形式主要有条目和专文。
年鉴三次文献的构成比例，不同的年鉴往往会有不同的方案，不可强求一致。当然，也可以有合理化建议。我在写作《年鉴编纂入门与创新》一书时，曾对国内外30种较有影响的年鉴作过统计分析，这30种年鉴三次文献的平均值是：一次文献占9%，二次文献占36%，三次文献占55%。我以为，这样的结构指标是较为合理的。2012年9月，在第13次全国省级年鉴研讨会的主题报告中，我根据上述结构指标，并结合地方年鉴的内容质量状况，进一步提出一、二、三次文献在年鉴中的理想比例是1∶4∶5，即一次文献占总篇幅的10%左右，二次文献占40%左右，三次文献占50%左右。一次文献由于没有经过压缩、加工，具有篇幅大而有效信息容量少的特点。一次文献不可不收，不可多收。不可不收是因为有的一次文献权威经典，存查价值较高；不可多收是因为一次文献不论多么重要，在年鉴中也只是附属性的参考资料，而且年鉴不论部头多么大，篇幅也总是有限的，年鉴要在有限的篇幅里密集足够数量的有效信息，不能不合理地配置版面资源。因此，将一次文献控制在总篇幅的10%左右，是明智的选择。二次文献、三次文献由于经过深入加工、压缩和整理，具有篇幅小而信息量大的特点，在年鉴中应占绝对多数。现在的问题是，不少地方年鉴一次文献占比偏大，二次文献占比偏小，而且二次文献的多种表现形式尚未广泛采用。从我手中的26种县级年鉴来看：一次文件占比在10%左右的只有12种，其余14种占比均大大超过10%，最高的达到21%；二次文献平均占比不足15%，最高的只有23%，最低的不到10%，离40%的理想指标差距很大。有的县级年鉴正文基本不配图（我们早已进入读图时代，而我们的年鉴正文不配图或很少配图，实在对不起读者）；有的县级年鉴完全没有统计示意图，统计表也屈指可数；多数县级年鉴完全没有开发利用文摘、名录、文献目录、补叙性资料、索引等多种资料形式。造成年鉴虽然部头不小，但表现形式单一，内容单薄，质量不高。这是需要努力加以改进的。改进的方法：一是本着精选精编的原则，适当控制一次文献的篇幅；二是大力开发利用二次文献的多种资料形式，成批量地增加二次文献的数量，大幅度地提高二次文献在年鉴中所占比重。
（三）动态信息分类不够科学、合理
动态信息是年鉴的主体内容，分门别类记述年度的大事要闻及相关基础信息，通常占全书总篇幅的50%以上。由于篇幅较大，合理分类就显得十分重要。动态信息的分类方法，主要有分类法和主题法两种。主题法是按不同的资料主题进行分类，所有主题相对而立，不强调主题之间的领属关系，通常按音序或字顺编排。分类法是按资料的性质进行分类。分类法的“分”，即区分；“类”即类集。区分是对资料不同内在属性进行判断；类集是在对资料共同属性进行判断的基础上，将其归入既定的分类体系之中，即所谓归类。分类法强调信息资料的同类性及其从属关系，其长处是能够让读者触类旁通、循序渐进地阅读检索。国内出版的地方年鉴基本上都采用分类法对动态信息进行分类。
动态信息在年鉴中是一块大蛋糕，分类犹如切蛋糕，将大块切为中块，中块切为小块，以便于一口一口地吃掉。对于县级年鉴来说，大块切为中块，就是动态信息各部类的划分；中块切为小块，就是各部类信息资料的再次复分，部类细分为分目、次分目，分目、次分目细分为条目。从我手中的26种县级年鉴来看，第一轮切块的结果，即部类的划分，多数年鉴都比较整齐、周全，缺门漏项的并不多见，只是分类有粗有细，类目有多有少而已。有的年鉴实行大部类设计，类目只有政治、经济、社会事业、社会生活等五六个；有的年鉴实行小部类设计，类目多达二三十个。这都无可厚非。问题在于往下细分，即第二轮、第三轮切块，有的年鉴就显得不够周全、不够严谨了。说不够周全，就是在分目这个层次上，有不少疏漏。例如：有的县级市年鉴和市辖区年鉴没有城市规划、市政工程、园林管理的分目，也没有市场包括各种要素市场的分目或次分目；有的重点旅游县（市、区）年鉴，没有旅游规划建设、旅游行业管理的分目；有的扶贫开发重点县年鉴，没有扶贫开发、社会扶贫的分目，等等。说不够严谨，就是不严格按资料的性质分类。例如，政府采购、财务结算本来是财政工作的一部分，但由于有的地方政府设有政府采购中心和财务结算中心，而且其行政级别与财政部门相当，因此，有的县级年鉴就将“政府采购”、“财务结算”设为分目与“财政”并列在一起，这显然是依照涉及单位的行政级别区分资料。又如，邮政通信、电信通信、移动通信依其资料的性质本应合并设立“通信”分目，但有的年鉴却分别设立互相并列的3个分目，这明显是在迁就这3家通信运营商。再如，工商联与各民主党派及无党派人士的政治地位是平等的。但有的县级年鉴将各民主党派和无党派人士设计为条目，而将工商联设计为分目，实在无法体现这种平等性。以上这些不严谨、不合理的分类，都需要从实际出发作必要的调整。
此外，“社会生活”部类的分目设置和内容安排，多数县级年鉴也不够周全和严谨。“社会生活”，一曰“社会”，一曰“生活”。反映社会，自然要反映社会状况、社会现象、社会阶层、社会信仰、社会问题、社会灾难，等等。社会由人组成，没有人无所谓社会。社会的细胞是家庭，而家庭以婚姻为基础。因此，反映社会首先要反映婚姻、家庭；其次要反映不同的人群，包括妇女、儿童、青年、老年，以及特殊的群体——残疾人、农民工和流动人口，等等。还应涉及与人有关的两个基本主题——民族和宗教。反映人民生活，自然要反映城镇居民生活和农村居民生活。现在城乡二元结构尚未彻底打破，对人民生活这样一分为二地进行反映，仍有其合理性。此外，还应当反映与人民生活密切相关的物价、住宅、社区、社会保障、社会福利、慈善事业，等等。总之，“社会生活”部类的内容界定应当以人为本，以反映构成当今社会不同人群的生存状况为主要内容。以这样的观点来对照县级年鉴“社会生活”部类的内容安排，问题确实不少。许多县级年鉴“社会生活”部类只有民政工作、民族事务、宗教事务、计划生育、劳动就业、物价工作等五六个分目，不但内容不全面，而且只见工作不见人，对应不了“社会生活”的大主题。这也需要从实际出发作必要的调整。
二、在选题选材体例方面
常见的体例缺陷也有如下三点：
（一）稳定性选题偏多，动态性选题偏少
一般年鉴条目依其是否稳定设置，可以分为稳定性条目和动态性条目两大类。稳定性条目一般年年设立，条头不变，具有栏目化、常设化的特点。例如，人民法院的“刑事审判”“经济审判”“民事审判”“行政审判”“执行工作”，司法行政机关的“劳改劳教”“社区矫正”“律师事务”“公证事务”“法律援助”“普法和法制宣传”，工商行政管理部门的“企业登记”“市场管理”“商标管理”“广告管理”“合同管理”，价格管理部门的“价格调控”“价格改革”“价格监管”“价格服务”，粮食种植业的“稻谷生产”“玉米生产”“红薯生产”“大豆生产”，等等。动态性条目从条头到内容都是新的，反映年度的新发展、新变化和新特点。例如不少地方、部门和行业的作者依据年度新情况，并从实际出发设立的许多新条目：“新一轮政府机构改革启动”“新型农村合作医疗制度实现全覆盖”“丹霞山申报世界自然遗产”“十二五规划开局良好”，等等。这类条目的特点是年度性特强，新鲜活泼，很能吸引读者的眼球。
年鉴逐年编纂连续出版，内容资料既有新颖性又有连续性，这是年鉴的一大特点。为了体现内容资料的连续性，年鉴应当有一批相对稳定的条目，例如各个领域的综述条目，各部门、行业的概况条目，以及反映某些经常性专项管理、专项业务基本情况的条目，等等。这类条目在通常情况下稳定设置，内容逐年大部更新或全部更新。这是年鉴内容连续性的基础。问题是过犹不及。稳定性条目数量过多，所占比例过大，会损害年鉴的新颖性。合理的度和基本的要求是：条目选题应大部更新。一般要求稳定性条目所占比例不超过条目总数的40%，非稳定性条目即年度动态性条目占条目总数的60%以上，最好能达到2/3以上。就一个地方、一个部门、一个行业或单位来讲，总要有几个选题是新的，不能年年设立的条目都一个样。这是年鉴常编常新的需要。
年鉴之所以要逐年编纂连续出版，无非是要跟踪反映年度的新情况和新资料。新颖性是年鉴内容质量评价的重要标准，也是条目选题的第一要求。年鉴常编常新，首先要内容新；而内容新，首先要选题新。只有数量较多的动态性选题在年鉴中逐年推陈出新，才能有效地实现年鉴的常编常新。
国内不少地方年鉴都高度重视条目选题的新颖性、动态性。例如《南京年鉴》《上海年鉴》等，每年条目选题更新的比例都达到80%～90%，条目选题的动态性特强，内容资料的新颖性十分突出。当然，也有不少地方年鉴对条目选题的新颖性、动态性不够重视，任由栏目化的条目选题随意安排，每年条目选题更新的比例达不到60%，有的县级年鉴甚至只有30%～40%。尽管其中不少稳定性条目的内容资料逐年更新，但由于条目选题不够鲜活，动态性不强，年鉴新意还是明显不足。
要改变这种状况，需要制订并认真落实条目选题原则和标准。这个原则和标准必须强调新、追求新，并以基础信息和大事要闻作为选题的重点。基础信息集中收入概况或综述条目，大事要闻原则上一事一条或同一类事物一条，将稳定设置的栏目化条目减少到最低程度。
（二）内向性选题偏多，外向性选题偏少
一般年鉴条目依其读者对象，也可以分为内向性条目和外向性条目两大类。以内部读者为主要对象而设立的条目为内向性条目。这类条目具有如下特点：一是宣传性，即自吹自擂、自我表彰。例如，“港口建设跃上新台阶”、“竞争力提升全国第一”“开放合作呈现新局面”“文艺创作硕果累累”“保民生促和谐成绩巨大”，等等。一般外界读者对这类小题大作、自我吹嘘的选题并不是很感兴趣，设立这些条目显然是用来安慰内部读者、鼓舞内部人士的。二是事务性，即以年复一年的日常事务为主题。例如，“接待工作”、“警卫工作”、“法规学习宣传”、“理顺内部工作关系”，等等。三是总结性，即以总结工作为选题。例如，“队伍建设”“主题教育活动”“职工培训”“表彰与奖励”“问题与不足”，等等。事务性和工作总结性选题同样不为外界读者所重视，只能满足内部读者的某种需要。
以外界读者为主要对象而设立的条目为外向性条目。这类条目通常以基础信息和大事要闻为主要内容，并具有基础性、新颖性、客观性较强的特点。例如，“侨务机构及工作概况”“自然村村庄规划全面完成”“放流鱼苗600万尾”“滨海公路建设加快推进”“乡镇综治维稳中心全部建成”，等等。基础信息和大事要闻是外界读者关注的重点，也是年鉴条目选题选材的重点。
年鉴编以致用，自然需要尽可能满足内部读者和外界读者的阅读检索需要。内部读者和外界读者，谁轻谁重？我以为外界读者应重于内部读者。因为如果只面对内部读者的阅读检索需要，只为本地、本部门、本单位的读者提供信息，只为续修志书积累资料，根本没有必要投入那么多的人力和财力，根本没有必要公开出版。年鉴作为公开出版物，读者具有社会广泛性。这一点，不以编纂者的意志为转移。任何公开出版的年鉴都应当面对社会各界读者的阅读检索需要，首先要满足外界读者的需要。这样，内向性选题就不能过多过滥，外向性选题必须占压倒性多数。年鉴条目编写的主要任务，就是在概括记述基础信息的基础上，尽可能挖掘年度内的大事要闻设立条目，以满足社会各界读者尤其是外界读者的阅读检索需要。
（三）雷同化选题偏多，个性化选题偏少
条目选题雷同化有两个方面的含义：一是同名条目较多，二是标题虽有所不同但主题基本相同的条目比较多见。条目选题个性化也有两个方面的含义：一是选题具有年度的特色，二是选题具有地方、部门、行业或单位的特点。从纵向比，不同于上一年的选题；从横向比，不同于其他单位的选题。这是年鉴作者、编者应当重点奉献给读者的特色菜。遗憾的是，这些特色菜在许多年鉴中并不是太多。
县级年鉴条目选题雷同化现象历来比较严重。有的县级年鉴同名条目占到条目总数的三四成，加上标题虽有所不同但主题基本相同的条目，选题雷同化程度高达50%左右。例如：民主党派的选题家家都是，甚至年年都是“概况”“组织建设”“参政议政”“社会服务”；商业银行的选题一律是：“存款业务”“贷款业务”“网点建设”等；所属行政区域的选题也是千篇一律：“基本情况”“工业经济”“农村经济”“社会事业”“存在问题”，等等。这不但造成相当多的条目完全没有特点，毫无新意，而且给读者检索带来诸多不便。
要克服条目选题雷同化现象，同样需要从实际出发，制订并落实条目选题原则和标准，反对滥设栏目化条目。我们不要将条目栏目化和条目编写规范化划等号。这两者实在没有也不应该有内在必然的联系。条目编写规范化主要是指有统一的设条标准和选材原则，有统一的内容要素规范和记述程序要求，统一文体文风和语体，统一按现代汉语规范行文，等等，而并非要求条目成批量地稳定设置、重复设置。年鉴之所以要实行条目化，原因主要有两个：一是将年鉴内容资料化大为小，以方便读者检索；二是有利于大面积更新选题，实现年鉴的常编常新。条目选题大面积重复或雷同，既不符合条目化的本意，也不符合条目化的要求。
三、在条目编写体例方面
常见的突出问题有如下几点：
（一）条目的独立性太弱
条目是年鉴主体内容的基本寻检单元和相对独立的资料主题。年鉴条目的独立性虽然没有辞典、百科全书条目那么强，但也不是可有可无。既然是基本寻检单元，就应该独立成篇，从条头到内容都有利于读者检索。强调条目的相对独立性，是为了增强条目的独立检索意义，提高条目的内容质量，这是许多年鉴都需要注意的一个实际问题。目前，不少年鉴不讲究条目的相对独立性，随意降低设条标准，将一个独立主题的某些层次和侧面，过多过滥地设为条目，造成条目数量不少，但检索性太差，不少条目由于没有独立检索意义而成为白白浪费版面的死条。例如，上面提到的县级年鉴选题大面积重复或雷同，就是条目完全缺乏独立性的突出表现。此外，许多县级年鉴常见的“业务发展”“业务培训”“内控管理”“主要活动”“队伍建设”“自身建设”“责任考核”“后进转化”“困难与问题”等，这些所谓“条目”，也并非都是独立可检的资料主题，而是某些独立主题的某个内容层次或侧面，勉强将其设为条目，只会白白浪费版面。年鉴条目选题并不绝对排除独立主题的某些层次或侧面，但层次条和侧面条不应该是成批量的，而只能是少量的、个别的、十分重要的而且是资料丰富、内容独特的。
（二）条目内容要素不全
为了让编者和作者更好地把握条目的内容，许多年鉴编纂单位都对不同类型的条目分别作出内容要素规范。例如：记事条目规定按新闻五要素记述，即事主、时间、地点、事情和结果，某些特别重要又有复杂背景的事件，还需要说明原因；地方、部门和行业的概况条目，内容要素一般规定为：基本情况、年度主要业绩、发展变化特点、存在困难与问题；机构、团体条目一般要求记述：设置沿革、现在状况、年度重要活动、主要成就等；会议、节庆活动条目一般要求记述：时间、地点、主（承）办单位、主题、内容、主持人、参与者、社会影响等。
按既定的内容要素取材，对于条目作者来说，如同按处方抓药，逐项罗致。其中的好处，是可以按图索骥，有章可循，不至于信马由缰、漫无边际而徒劳返工。从条目编写实践看，作者撰稿常见的一大通病，是忽视条目的内容要素规范，导致年鉴中同类条目基本内容的可比性较差，核心资料残缺不全。例如：有的记事条目不交待时间、地点；有的会议条目漏记会议主题、主持者和出席人数；有的概况条目不提及年度发展特点，回避存在的困难与问题，等等。此外，不少县级年鉴还存在一种离奇现象，就是在一个分目中，第一个条目出现事主、时间、地点之后，第二、第三、第四个条目完全承前省略，不再出现事主、时间和地点。这是欠妥的。如前所述，条目在年鉴中具有相对独立性，所有条目地位平等，相对而立，独立成篇，主语和时间、地点都不能承前省略。随意省略的结果，会造成一批没头没脑、不清不楚的条目，读者根本无法利用其中的资料。当然，某些以名词、名称或独立的概念作条头的条目，借用辞书辞条的写法，以条头词作主语，用无主句直接诠释，只要主语不切换，可以广泛地省略主语，那是另外一回事。
（三）条头标引不够规范
条头即条目的标题，既是条目内容资料的聚焦点，也是读者检索资料、获取信息的路标。条头标引，应采用通用的词和词组、独立的名称和概念、短语或短句，不采用冷僻、艰深的词汇和令人费解的缩语，也不使用标语口号或推论式、铺垫式句子和因果复句。条头规范标引的主要方法和要求：一是以事实和资料为依据，准确地概括主题；二是措词通用规范，不随意生造名称概念，尽量避免凑数文字；三是十分简洁，不随便多用一个可有可无的字和词；四是方便检索，尽量选用人们容易想起的主题词，并注意突出中心词、关键词。通观我手中26种县级年鉴的条头标引，与上述要求相比，还有一定的差距。其中比较突出的问题：一是画蛇添足。我们来看这样一批条头：“政府议教工作”“普及高中阶段教育工作”“防流控辍工作”“教育改革工作”“校务公开工作”“日常防汛工作”“水土保持工作”“依法治水工作”，等等。这是我从一部县级年鉴的两个分目中抄下来的8个条头，在县级年鉴中十分常见，因而具有典型性。上述8个条头中的“工作”二字纯属多余，应当删节。因为年鉴的记述重点是基础信息＋大事要闻，而非日常工作，事事务务；年鉴条头标引是主题标引，没有必要拖泥带水，画蛇添足。二是中心词、关键词缺失。例如，“政协”分目中的“加强思想理论建设”“做好提案工作”“开展联谊活动”，这三个条目标题就缺失关键词“政协”，应该补上，分别修改为“政协思想理论建设”“政协提案工作”“政协联谊活动”。三是中心词、关键词不够突出。例如，“创新资金管理”“提高财政收入征管水平”“开展政府债务情况审计调查”“推进安全生产标准化建设”等，这四个条目标题的中心词、关键词就不够突出。前两个标题应采用换位法，将动词后置，关键词（名词）前置，分别改为“资金管理创新”“财政收入征管水平提高”。后两个标题则宜采用掐头法，即将开头的动词删去，分别改为：“安全生产标准化建设”“政府债务审计调查”。突出中心词、关键词的目的，是为了让读者能够以最快速度扫瞄到主题词，以节省查考时间，实现快速检索。
四、在成书加工体例方面
常见的突出问题是片面追求豪华、大气，造成年鉴奢华之风盛行。具体表现：一是几乎所有的县级年鉴都采用高档材料精印精装，即使是贫困县（区）那怕买不起书号用内部准印证出版也要精印精装。有的年鉴甚至不惜伤害读者的眼睛全书采用铜版纸或轻涂纸印刷。二是相当多的县级年鉴排版密度不大，版面严重浪费。以我手中26种县级年鉴为例，排版密度最大的每页排1980字，排版密度最小的每页只有957字，26种县级年鉴平均排版密度为每页1564字，而且书中还有大量的留白。排在书前的彩图专辑，为领导人开辟的专栏更是“宽可走马”。一个领导的一幅图片占半页有之，占一页也有之。有的县级年鉴只有五六十万字，却硬是要撑成砖头厚的一本书，这是社会资源的极大浪费。
年鉴的奢华作法与其资料性工具书的性质很不相称。工具书是案头必备、备查备考的工具。人们使用工具书，主要是为了释疑解惑和检索所需资料，一般不会像对其他文字书刊或艺术作品那样怀着一种欣赏的心态，从头到尾、里里外外慢慢品味。因此，工具书从内容到形式都应当是朴实无华的。年鉴作为工具书的一种，其装帧版面设计理所当然要突出严谨、缜密、简洁、实用的风格，并按照“高密度、大容量”的原则安排图文资料。首先，年鉴的版心幅面设计应尽量扩大版心尺寸，必要时可以打破常规，尽可能减少白边。国外出版的年鉴和国内出版的辞书白边一般都很小，值得国内年鉴借鉴。例如：16开的《辞海》合订本，版心幅面尺寸由常规的153毫米×219毫米扩大至160毫米×233毫米（即每页多排两行，每行多排两字），切口、订口白边只有10毫米，天头、地脚白边不足15毫米；美国《世界年鉴》32开的普及本，天头白边只有10毫米，切口、订口、地脚白边仅为5～7毫米。其次，年鉴的字体字号设计也要有利于增大版面的有效信息容量，过大的字号和过多的留白，都是不必要的。因为年鉴主要是供人们查考所需资料而非长时间、大面积阅读，字号小些和版面缜密些，读者完全能够理解。国外年鉴的排版密度一般都很大，如日本的《世界大百科年鉴》，大16开本，正文用6号字、附属资料用7号字排版，每页排5000字。国内年鉴的排版密度也有逐渐增大的趋势。如《中国年鉴》（后改为《中华人民共和国年鉴》）初创时期的1985年卷，每页排1600字，10年之后的1995年卷每页排2400字；《福建年鉴》也由初创时期的每页排2000字，加密到现在每页排3200字。再次，年鉴的图表设计也应在保证图表视觉效果的情况下，占用版面宜少不宜多。日本《朝日年鉴》和《世界大百科年鉴》的图表设计就十分注意珍惜版面。我曾见到前者在一个页码里集中收入4个表格和3个示意图，后者在一组彩色广告中平均每页收入电影海报近20幅，很值得国内年鉴效法。《上海文化年鉴》书前彩图专辑平均每页收入彩色图片八九幅，同样设计得很漂亮，也值得我们借鉴。
